La newsletter si colloca fra le principali strategie di webmarketing a disposizione delle aziende, con spesso eccellenti risultati in termini di conversione e di fidelizzazione. Con riguardo al legittimo utilizzo di tale strumento sul piano del trattamento dei dati personali del destinatari, è bene evidenziare che la strutturazione di tale sistema richiede particolari accortezze.Infatti, una pianificazione non attenta riguardo a quest'aspetto potrebbe trasformare un'attività potenzialmente produttiva in un'enorme perdita finanziaria, con drastici danni alla propria immagine.
Chi possiamo contattare?
Il primo punto da considerare è allora quando ed a quali condizioni possiamo inviare una comunicazione ai nostri contatti. La risposta normativa è: quando l'utente, debitamente informato, ha conferito il suo consenso.
Il c.d. “soft spam”. L'eccezione che conferma la regola.
L'unica eccezione a tale regola è data dall'art.130.4 del codice privacy, meglio conosciuto come “soft spam”, per la cui legittimità è però richiesto un uso scrupoloso e letterale. Infatti un utilizzo opportunistico e forzato, produce gli stessi effetti di una violazione del consenso. Tale norma permette l'invio di comunicazioni ai fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, alle coordinate di posta elettronica fornite dall'interessato nel contesto della vendita di un prodotto o servizio analogo a quello oggetto della vendita. Fondamentale anche in questo caso che l'interessato sia stato adeguatamente informato e che sia messo sempre in condizione di opporsi. Viste le strette condizioni del soft spam, è altamente raccomandato gestire in liste separate questi contatti, per evitare potenziali confusioni con i contatti trattati sulla base giuridica del consenso, i cui connotati e le cui label sono totalmente differenti.
A quali condizioni possiamo inviare comunicazioni commerciali?
L'invio legittimo di mail informative, newsletter o DEM è condizionato alla predisposizione di un'idonea informativa sul trattamento dei dati personali in cui l'interessato dispone di tutte le informazioni in merito alle finalità per le quali i suoi dati personali sono raccolti. In forza di tale obbligo di trasparenza, il Titolare è tenuto ad indicare esattamente per quali ragioni tratterà i dati e non potrà operare difformemente da quanto indicato. Nemmeno potrà modificare le finalità del trattamento una volta raccolti. Si dovrà obbligatoriamente attenere a quanto ivi segnalato. Pertanto se ha indicato che raccoglierà l'indirizzo email dell'interessato ai fini della vendita, non potrà utilizzare quel dato personale per una finalità differente che è quella promozionale.
Scambi di biglietti da visita, richieste informazioni o preventivo: possiamo trattare questi dati per l'invio di una newsletter o DEM?
Per le ragioni di cui sopra, la risposta è negativa. In questi casi specifici gli interessati non hanno ricevuto una previa informativa contenente le finalità promozionali e non hanno conferito il consenso per tale finalità.
La newsletter è un’arma potentissima se usata con criterio, consapevolezza e strategia.
Forse ancora oggi lo strumento più proficuo per fare “upselling” e generazione di contatti profilati.